So gelingen virtuelle und hybride Events

Entgehen Ihnen durch den aktuellen Stillstand der Messe- und Eventwelt Geschäftschancen und Neukunden? Dann ist die Zeit reif für alternative Formate wie virtuelle oder hybride Events! In diesem Beitrag erläutern wir die wesentlichen Erfolgsfaktoren und zeigen auf, wie ein virtueller Event – getreu unserem Claim – Menschen und Marken bewegen kann.

von Juri Camagni

Die Messe- und Eventwelt steht im Moment still, es finden keine realen Veranstaltungen statt. Dadurch entgehen vielen Unternehmen Geschäftschancen und Neukunden. Und es wird noch eine Weile gehen, bis Präsenzveranstaltungen wieder stattfinden können. Darum sind Unternehmen gut beraten, alternative Formate wie virtuelle oder hybride Events für ihre Kommunikation und Präsentation zu evaluieren und auszuprobieren. Doch wie geht das? Für viele ist das Neuland und es gilt, sich in die komplexe Thematik einzulesen. Schliesslich soll die Durchführung eines virtuellen Events auch für die Teilnehmer ein Erlebnis sein. In diesem Beitrag erläutern wir die wesentlichen Erfolgsfaktoren und zeigen auf, wie ein virtueller Event ­- getreu unserem Claim – Menschen und Marken bewegen kann.

Live oder digital? Ein Vergleich

Natürlich kann ein virtuelles Erlebnis das Reale nicht komplett ersetzen, die persönliche Begegnung bleibt einzigartig und ist das, was Menschen inspiriert und bewegt. Mit den richtigen Tools und einer cleveren Herangehensweise lassen sich aber virtuelle Veranstaltungen zu einer sinnlichen und interaktiven Erfahrung für die Teilnehmer/innen gestalten, die nachhaltig wirken.

Ein wesentlicher Vorteil eines Events, der ortsungebunden und im Netz übertragen wird, ist die praktisch unlimitierte Reichweite. Auch die zeitliche Abfolge ist nicht mehr an einen Ort oder an die Linearität der Veranstaltung gebunden. Nach der Veranstaltung bleibt der digitale Event als Aufzeichnung abrufbar und generiert so einen langanhaltenden Marken- und Produkttransfer. Bei einer hybriden Veranstaltung entscheiden die Teilnehmer selbst, ob sie live dabei sind oder lieber online teilnehmen.

Juri Camagni, CMO Andreas Messerli AG

«Es ist durchaus sinnvoll, die Linearität eines einzigen Events in Frage zu stellen und eine Veranstaltung neu zu denken.»

Eventkampagne statt Einzelevent

Wir sehen die Chancen bei virtuellen Events vor allem in der Verlängerung des eigentlichen Anlasses. Es ist durchaus sinnvoll, die Linearität eines einzigen Events in Frage zu stellen und eine Veranstaltung neu zu denken. Ein Tagesevent, der mit vielen Themen und Inhalten gespickt ist, mutiert durch eine zeitliche und inhaltliche Aufsplittung zu einer ganzen Eventkampagne. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Engagement und Involvement durch die Erhöhung der Eventfrequenz.  So lassen sich Themen länger und nachhaltiger kommunizieren und die Präsenz bei der Zielgruppe steigern.

Die Dramaturgie ist entscheidend

Was bewegt uns, einen zweistündigen Film ohne Unterbruch zu schauen? Es ist die kunstvolle Dramaturgie der Bilder und Handlungsstränge, die zu einem Erlebnis verwoben werden. Ein Spannungsbogen, der nie abreisst. Wenn die Geschichte nicht stimmt, zappen wir weg. Das Gleiche gilt für virtuelle Events. Da die Wahrnehmung auf das Sehen und Hören reduziert ist, zappen Teilnehmer weg, sobald die spannende Dramaturgie fehlt.

Es lohnt sich also, der Eventdramaturgie bei der Planung besondere Beachtung zu schenken. Bereits im Vorfeld des Anlasses beginnt der Spannungsaufbau und sorgt für Vorfreude am Anlass teilzunehmen. Die Spannung erreicht dann während des Events ihren Höhepunkt und hinterlässt im Nachgang ein gutes Gefühl dabei gewesen zu sein. Damit dies gelingt, sind Spezialistinnen und Spezialisten gefragt, die es verstehen, die Dramaturgie eines Events so aufzubauen, damit die Teilnehmenden dranbleiben, sich aktiv einbringen und die Botschaften aufnehmen. Spezialistinnen wie zum Beispiel das Storytelling-Team von Messerli.

Markenerlebnis in den virtuellen Raum transferieren

Reicht ein staubiges Büchergestell als Hintergrund für die Ansprache des CEO? Oder wäre hier doch Studioqualität gefragt? Bei Messerli befassen wir uns täglich mit der Wirkung von Marken im Raum. Mit dieser Erfahrung und Expertise transferieren wir das Markenerlebnis in den virtuellen Raum. Auch im Netz stärkt und vermittelt ein stringenter Auftritt die Werte und das Image eines Unternehmens.

Alles, was ein Unternehmen ausmacht, soll sich auch beim virtuellen Event zeigen. Dies fängt mit der Gestaltung der (elektronischen) Einladung sowie der Online-Plattform an: Beide Elemente fügen sich nahtlos in den Unternehmensauftritt ein. Beim eigentlichen Livestream des Events bilden das reale oder virtuelle Studio die Markenwelt des Unternehmens ab. Ganz ähnlich wie dies bei einem Messestand oder Showroom der Fall ist. Hier ist es entscheidend, die Erwartungen der Besucher zu erfüllen oder gar zu übertreffen. Denn ein konsistenter Markentransfer in den virtuellen Raum fördert das Vertrauen in die Marke und ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor. Damit dies gelingt, sind Profis gefragt, die den Kunden beraten und dabei das Potenzial eines professionellen Auftritts im virtuellen Raum aufzeigen.

Interaktion fördern und Live-Komponenten einbauen

Menschen möchten immer Teil des Geschehens sein und partizipieren. Daher sollten sich die Teilnehmenden auch bei virtuellen Events aktiv einbringen können. Plant also entsprechende Live- und Interaktionselemente mit ein. Natürlich müssen nicht alle Beiträge eines Webevents live sein. Vorproduzierte Filme oder Präsentationen haben den Vorteil, dass sie mit genügend Vorlaufzeit geplant und umgesetzt und dann so arrangiert werden können, dass sie wie eine Live-Zuschaltung wirken. Diese sogenannten «Simu-Live»-Beiträge lassen sich mit einer Live-Anmoderation nahtlos in die Live-Übertragung einbinden und geben dem Teilnehmer das Gefühl nahe am Geschehen zu sein. Verbindet man dies mit Interaktionsmöglichkeiten wie Umfragen, Abstimmungen oder einem Live-Chat (z.B. für Frage/Anwort) führt das höhere Involvement zu einer tieferen Absprungrate.

Virtuelle Events werden bleiben

Wir sind fest davon überzeugt, dass reale Veranstaltungen wie Messen, Events oder Konzertveranstaltungen wieder Teil unseres Alltags werden. Und es wird grossen Nachholbedarf geben, wie uns auch die Zukunftsforscherin Dr. Martina Kühne von Kühne Wicki Future Staff im Interview in unserem Kundenmagazin Brandworld bestätigt. Wir glauben aber auch, dass virtuelle Events nicht verschwinden werden, sondern als hybride Komponenten den realen Event ergänzen werden. Denn die Reichweiten-Erweiterung durch das Broadcasting von Messeauftritten oder Events birgt ein Riesenpotential für Unternehmen. Jetzt, wo wir aufgrund der gegenwärtigen Reisebeschränkungen und des Versammlungsverbots nicht real zusammenkommen können, sollten wir die Zeit nutzen, um virtuelle Events auszuprobieren, zu experimentieren und Erfahrungen zu sammeln.

Wollen Sie mehr über das Potential von virtuellen oder hybriden Events erfahren? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch oder nehmen Sie an unserem nächsten Webinar teil. So erfahren Sie mehr über unsere Herangehensweise und erhalten eine Vorstellung davon, wie auch Sie mit Ihrem virtuellen Event Menschen und Marken bewegen können.

Erfahren Sie, wie wir Ihre Kommunikation in den virtuellen Raum transferieren. Von der Planung über die Konzeption bis hin zur Aufzeichnung und Umsetzung von Livestreams: Wir begleiten Sie bei der Realisation von hybriden und virtuellen Events.