Motivation und Führung von Mitarbeitenden per Videokonferenz

Wie bist Du mit der neuen Situation umgegangen und wie hat das Deinen Führungsstil und die Kommunikation mit den Mitarbeitenden beeinflusst?

Anfänglich habe ich wohl, wie viele andere auch, die Situation unterschätzt. Ich bin davon ausgegangen, dass wir das neuartige Coronavirus schneller besiegen und in den Griff bekommen. Dann kam die kurzzeitige Schockstarre und anschliessend zügig das Umschalten in den Lösungsmodus – in welchem wir uns eigentlich immer noch befinden.

Verschiedene Fragen, die uns auch teilweise heute noch beschäftigen, sind zum ersten Mal aufgepoppt: Kurzarbeit, was heisst das? Dieses für uns neue Thema führte zu einer gewissen Verunsicherung bei den Mitarbeitenden. Oder: Wie sieht die Zusammenarbeit mit den Kunden und mit meinem Team im Home-Office aus?

Hier war es wichtig, sich flexibel im Videoconferencing-Dschungel zu bewegen. Neben unserer angestammten Telefonie-Lösung Skype for Business, welche auch eine Videoconferencing-Funktion beinhaltet, gibt es ja verschiedenste andere Tools wie Microsoft Teams, Slack, Zoom, Webex, Google Meet uvm., mit welchen uns vor allem unsere Kunden «herausgefordert» haben.

Meinen Führungsstil hat das insofern beeinflusst, als dass ich versuche, noch mehr Empathie an den Tag zu legen, als es mir auch in einer «normalen» Situation schon ein Anliegen ist. Die momentane Situation der Verunsicherung führt dazu, dass jeder Mitarbeitende, inklusive mir selbst, mit moralischen Tiefpunkten zu kämpfen hat. Dem gilt es, Rechnung zu tragen und das auch bei der gegenseitigen Kommunikation zu berücksichtigen.

Wie gelingt es, trotz Kurzarbeit und Home-Office mit den Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben?

Ich setze verschiedene Kommunikationsmittel ein, um einen intensiven Kontakt zu all meinen Mitarbeitenden, zu meinem Vorgesetzten und dem Inhaber zu pflegen. Ich habe es mir zum Ziel gesetzt, permanent via Microsoft Teams, Facetime, Whatsapp-Call oder einfach per konventioneller Telefonie mit jedem einzelnen in Kontakt zu bleiben. Dabei ist die Videotelefonie für mich sehr wichtig geworden. So kann trotz physischer Distanz eine Nähe aufgebaut werden und man kann sich in die Augen schauen.

Zusätzlich zum individuellen Austausch führe ich jeweils einmal wöchentlich einen Team-Video-Call mit allen Mitarbeitenden durch. Die Erfahrung ist sehr positiv, was sowohl die Teilnehmeranzahl (praktisch 100% des Teams) und auch das Engagement jedes Einzelnen anbelangt. Das werde ich auch für die Zukunft mitnehmen und diese Sitzung auch nach der Corona-Zeit quasi «live» aus dem Sitzungszimmer zusätzlich als Video-Call übertragen, für all diejenigen Mitarbeiter, welche entweder im Ausland oder auf einem Job extern sind.

Es hat sich ausserdem ausgezahlt, dass wir bereits seit längerem den Remote-Zugriff mittels VPN-Zugang eingerichtet hatten. Auch hat die neue Situation dazu geführt, dass sogar weniger PC-affine Mitarbeitende sich damit und mit dem Thema Video-Conferencing auseinandersetzen mussten und jetzt das Rüstzeug für ein sicheres Auftreten bei Video-Konferenzen mit Kunden haben.

Ersetzt die Videotelefonie den persönlichen Austausch 1:1? Wie sehen siehst Du den Einsatz der «neuen» Kommunikationstools in Zukunft in Deiner Mitarbeiterführung?

Ich bin nach wie vor der Überzeugung, dass «live» in vielen Situationen besser funktioniert. Das sieht man beispielsweise bei «öffentlichen» VideoConf-Sessions oder Webinaren, welche sehr mit einer gewissen Unverbindlichkeit zu kämpfen haben. Es ist einfacher, aus einem Call oder einem Webinar auszusteigen oder sich abzumelden, als aus einem persönlichen Gespräch!

Vor allem in einer Phase, in welcher eine latente Job-Angst bei den Mitarbeitenden herrscht, ist das persönliche Gespräch – Face to Face – eminent wichtig. Jeder Mitarbeitende ist schliesslich ein Mensch – ein Individuum – mit individuellen Bedürfnissen und Ängsten, welche es ernst zu nehmen gilt und auf welche individuell eingegangen werden muss. Meine Tür soll für die Mitarbeitenden immer offen sein. Und das ist natürlich mit einer physisch offenen Tür einfacher zu vermitteln, als mit einem Online-Statussymbol. Ich bin aber positiv überrascht, wie sich mein Team remote führen liess. Die «neuen» Tools werden auch in Zukunft in meiner täglichen Arbeit zum Einsatz kommen und eine grosse Rolle spielen.

Wie gelingt es Dir, die Motivation des Teams hoch zu halten und jeden einzelnen sprichwörtlich bei der Stange zu halten, damit alle bereits sind, wenn es wieder los geht?

Zuerst gilt es, den Team-Spirit gesamtheitlich hochzuhalten, ohne dabei die Bedürfnisse jedes einzelnen zu vergessen. Das gelingt meines Erachtens mit dem Einsatz der verschiedenen Kommunikationstools sehr gut, bleibt aber, je länger die Situation anhält, eine der grössten Herausforderungen.

Für mich am allerwichtigsten ist es, bei den Kunden den Puls zu fühlen und den intensiven Kontakt zu pflegen. So bringen wir zum Ausdruck, dass wir auch aktuell für die Kunden da sind und ihnen auch in dieser aussergewöhnlichen Zeit als Sparringpartner zur Verfügung stehen. Unsere Kunden sollen wissen, dass – wenn es dann wieder richtig losgeht – wir mit Gewehr bei Fuss bereitstehen und loslegen können! Und die durchwegs positiven Feedbacks der Kunden sind eine super Motivationsspritze.

Die Hoffnung, dass es bald wieder losgeht, bleibt der grösste Motivationstreiber. Obwohl auch ich zugeben muss, dass ich zwischendurch mit dem sprichwörtlichen «Morelli» zu kämpfen hatte. Aber man ist seines eigenen Glückes Schmied. Darum bleibt es wichtig, einen gewissen Positivismus an den Tag zu legen und sich so selbst zu motivieren und wie gesagt den Kundenkontakt zu pflegen.

Wenn der «courant normale» wiederhergestellt ist, werden wir sehen, wie nachhaltig gewisse Gewohnheiten oder Erkenntnisse aus dem Lockdown verankert sind und uns erhalten bleiben. Darauf bin ich am meisten gespannt – auch welche Veränderungen bei mir persönlich haften bleiben. Auf jeden Fall wird Videotelefonie ein fester Bestandteil meiner Führungsstrategie bleiben!