Der folgende Leitfaden zeigt auf, wie du bei der Konzeption von digitalen oder hybriden Events konkret vorgehst und dabei wesentliche Fallstricke umgehen kannst.
Hybride Eventformate fordern uns als Eventverantwortliche, Veranstalter und Aussteller derzeit regelrecht heraus. Denn bereits herrscht in der Veranstaltungsbranche Einigkeit: Hybride Eventformate sind gekommen um zu bleiben… Höchste Zeit also, eigene Erfahrungen damit zu sammeln, deine Chancen – aber auch Herausforderungen – besser kennenzulernen.
«Hybride Eventformen sind gekommen um zu bleiben.»
Die Konzeption eines digitalen Events umfasst zunächst ähnliche Fragen wie die Planung eines Offline-Events:
Wird der Event als rein digitaler Event durchgeführt? Oder sollen neben den Online-Teilnehmern auch Live-Teilnehmer vor Ort dabei sein? Im zweiten Fall spricht man von hybriden Veranstaltungen. Vorteil der hybriden Formate ist die flexible, situative Wahl seitens der Teilnehmer, ob sie lieber live oder virtuell dabei sein wollen.
Das hybride Format erfordert die Planung von zwei Veranstaltungen. Denn es funktioniert generell nicht, das reale Format einfach im Virtuellen zu replizieren. Online-Teilnehmer sollen sich nicht als «Nebengedanke» abgehandelt fühlen, ihr Erlebnis gilt es deshalb mitzudenken. Zum Beispiel indem Pausen im Live-Format für die Online-Teilnehmer mit Extra-Content «ausgefüllt» werden. Diese Art der Wertschätzung kommt gut an.
Definiere jetzt schon die Dauer und einen möglichen Zeitpunkt für den digitalen Event. Im Falle des hybriden Formates ist natürlich auch für eine passende Location zu sorgen.
Im dritten Schritt geht es darum, das Grobprogramm zu verfeinern und die Programmeinheiten anhand der Zielsetzungen zu konkretisieren. Denke dabei daran, welche Erwartungen Online-Teilnehmer mitbringen: Diese wollen primär neues Wissen generieren, Inspiration tanken und sich mit Experten und Gleichgesinnten zu für sie relevanten Themen direkt und persönlich austauschen. Diesen Mehrwert sollte dein Event bieten.
Der Feind eines jeden digitalen Events ist die Langeweile. Setze deshalb bei den Inhalten auf Relevanz, Prägnanz und Stimulanz, sowie auf kurze, abwechslungsreiche, kreative Beiträge und hochkarätige Referentinnen.
Als Faustregel gilt: Nach spätestens 15 Minuten digital braucht es einen Medienwechsel oder aber einen neuen Höhepunkt im dramaturgischen Spannungsbogen. Für visuelle Stimulanz sorgen hierbei wechselnde Bühnen-Settings und Moderatoren, welche sich in unterschiedlichen Gesprächsformen und «Positionen» präsentieren: So folgt zum Beispiel auf eine stehende Anmoderation ein im Sitzen geführtes 1:1 Interview und später ein Diskussionspanel mit drei Sprechern im Video-Call…
Entscheide dann, welche Programmeinheiten du am digitalen Event tatsächlich live präsentieren möchtest und welche idealerweise im Vorfeld aufgezeichnet werden.
Interaktion ist der Schlüssel zum Erfolg bei digitalen Events. Indem du die Online-Teilnehmenden mitdiskutieren und Fragen stellen lässt, förderst du eine aktive Teilnahme und deine Botschaften bleiben so langfristig im Gedächtnis.
Das «Live-Moment» ist deshalb unverzichtbar. Definiere für deinen digitalen Event eine fixe Startzeit. Das fördert ein Gefühl von Verbindlichkeit, von Exklusivität, ja im besten Fall von «FOMO» (Fear of Missing Out).
Indem du den Teilnehmenden ein lineares Live-Programm bieten, kannst du die Interaktion gezielt in der Agenda einbauen und so ein Wir-Gefühl durch Austausch schaffen. Teilnehmer bringen sich gerne ein.
Zu viel zum Lesen? In unserem kostenlosen Webinar erhältst du wertvolle Tipps und Anregungen direkt von den Profis. Im virtuellen Austausch zeigen wir, mit welchen Überlegungen und Strategien hybride oder digitale Events jeder Grösse zum Erfolg werden.
Die Livestream-Technik ermöglicht es, dass sehr viele Personen das gleiche Programm hautnah, synchron und in bester Qualität erleben können. Voraussetzung ist ein schneller Internetzugang bei den Usern.
Gestreamt werden Livebilder, aber auch simulierte Livebilder: Letztere sind zwar aus Qualitätsgründen vorproduziert, geben jedoch vor, sie würden im aktuellen Moment live produziert. Für die Produktion eines professionellen, abwechslungsreichen Livestreams benötigt es Spezialisten und eine routinierte Live-Regie.
«Überlasse nicht dem Zufall, wo dein Livestream produziert wird, denn das Studio-Design bildet die Markenwelt des Unternehmens ab und trägt wesentlich zur Emotionalisierung des digitalen Events bei.»
Streaming-Qualität, ein kurzweiliges, relevantes Programm und Interaktionen sind wichtig. Doch ebenso wichtig ist ein stringenter Auftritt der Marke im virtuellen Raum. Überlasse deshalb nicht dem Zufall, wo dein Livestream produziert wird, denn das Studio-Design bildet die Markenwelt des Unternehmens ab und trägt wesentlich zur Emotionalisierung des digitalen Events bei.
Ob du aus dem firmeneigenen Showroom streamst, ein eigens gebautes Studio am Firmensitz einrichtest oder dich in einem TV-Studio einmietest– alle Varianten beeinflussen massgeblich deinen kreativen Spielraum und den Look & Feel deines Events.
Ein virtuelles Studio mit Greenscreen-Technik hat den Vorteil, dass damit kreative Grenzen gesprengt und effektvolle Hintergrund-Designs virtuos und flexibel produziert werden können. Im Gegenzug wirkt ein gebautes Studio statischer und überzeugt mehr durch haptisch hochwertige Materialien und präzise Formen. Beide Formen sind durchaus sinnvoll. Die Wahl hängt von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel dem Thema, der Zielsetzung, dem Markenerlebnis und auch vom Budget.
Was für die Live-Event-Besucherinnen und Besucher die perfekte Location ist, ist für Online-Teilnehmende die Webevent-Plattform. Für den digitalen Event ist die Webevent-Plattform das digitale «Zuhause». Dabei handelt es sich um eine Website, welche dem Online-Teilnehmer eine optimale User-Experience und ein nahtloses Markenerlebnis bietet. Deshalb sollte die Plattform markenkonform einem stringenten Gestaltungskonzept folgen.
Dynamische Inhalte sorgen zudem dafür, dass die Teilnehmer während der gesamten Event-Customer-Journey diejenigen Informationen erhalten, welche im Prozess jeweils gerade am relevantesten sind.
Personalisierung ist dabei ein Schlüsselwort:
Für Eventverantwortliche besonders interessant sind hierbei personalisierbare, Cloud-basierte S.A.A.S.-Lösungen (Software as a Service), welche es Veranstaltern von virtuellen Events erlauben, alle Funktionalitäten eines Webevents in einer einzigen Plattform zu integrieren. Fragen zu Datensicherheit und -Hosting fliessen ebenfalls in die Überlegungen zur richtigen Plattformwahl ein.
Um einen virtuellen Event erfolgreich umzusetzen braucht es neue Denkansätze. Neben der klassischen Eventplanung sind verschiedene weitere Kompetenzen gefragt: konzeptionelle Skills, Storytelling, sowie technisches Know-How.
Doch es lohnt sich für Unternehmen, die Chancen dieser Formate längerfristig zu nutzen. Dabei hilft neben einer Portion Mut auch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner, der alle relevanten Skills und Dienstleistungen vereint. Bei Messerli sind dies Projektleitung, Design & Konzept, Storytelling, Streamingtechnik, Studio und Plattformeinbindung.
Lässt du dich auf das Experiment ein? Wir schnüren aus unserem Angebot das richtige Servicepaket für dich zusammen. Damit deine Botschaften ankommen – auch digital!
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