In sechs Schritten zum erfolgreichen virtuellen Event

Der folgende Leitfaden zeigt auf, wie Sie bei der Konzeption von virtuellen oder hybriden Events konkret vorgehen und dabei wesentliche Fallstricke umgehen können.

von Linda Schopper

Hybride Eventformate fordern uns als Eventverantwortliche, Veranstalter und Aussteller derzeit regelrecht heraus. Denn bereits herrscht in der Veranstaltungsbranche Einigkeit: Hybride Eventformate sind gekommen um zu bleiben… Höchste Zeit also, eigene Erfahrungen damit zu sammeln, ihre Chancen – aber auch Herausforderungen – besser kennenzulernen.

Linda Schopper, Head Digital Experience

«Hybride Eventformen sind gekommen um zu bleiben.»

1. Ein Grobkonzept als Briefing formulieren

Die Konzeption eines virtuellen Events umfasst zunächst ähnliche Fragen wie die Planung eines Offline-Events:

  • Wer sind meine Zielgruppen bei dem Event?
  • Welche Ziele verfolge ich?
  • Was will ich bei den Teilnehmern bewirken?
  • Welchen Mehrwert kann ich den Zielgruppen mit meinem Thema bieten?
  • Was ist der interne Anlass für den virtuellen Event?
  • Gibt es ein reales Format, welches aktuell durch ein virtuelles Format ersetzt werden soll, zB. ein Openhouse-Event mit Präsentationen von Neuheiten.
  • Handelt es sich um ein losgelöstes, völlig neues Format?

2. Das Format und Grobprogramm definieren

Wird der Event als rein virtueller Event durchgeführt? Oder sollen neben den Online-Teilnehmern auch Live-Teilnehmer vor Ort dabei sein? Im zweiten Fall spricht man von hybriden Veranstaltungen. Vorteil der hybriden Formate ist die flexible, situative Wahl seitens der Teilnehmer, ob sie lieber live oder virtuell dabei sein wollen.

Das hybride Format erfordert die Planung von zwei Veranstaltungen. Denn es funktioniert generell nicht, das reale Format einfach im Virtuellen zu replizieren. Online-Teilnehmer sollen sich nicht als «Nebengedanke» abgehandelt fühlen, ihr Erlebnis gilt es deshalb mitzudenken. Zum Beispiel indem Pausen im Live-Format für die Online-Teilnehmer mit Extra-Content «ausgefüllt» werden. Diese Art der Wertschätzung kommt gut an.

Definieren Sie jetzt schon die Dauer und einen möglichen Zeitpunkt für den virtuellen Event. Im Falle des hybriden Formates ist natürlich auch für eine passende Location zu sorgen.

3. Teilnehmende mit prägnantem Content stimulieren

Im dritten Schritt geht es darum, das Grobprogramm zu verfeinern und die Programmeinheiten anhand der Zielsetzungen zu konkretisieren. Denken Sie dabei daran, welche Erwartungen Online-Teilnehmer mitbringen: Diese wollen primär neues Wissen generieren, Inspiration tanken und sich mit Experten und Gleichgesinnten zu für sie relevanten Themen direkt und persönlich austauschen. Diesen Mehrwert sollte Ihr Event bieten.

Der Feind eines jeden virtuellen Events ist die Langeweile. Setzen Sie deshalb bei den Inhalten auf Relevanz, Prägnanz und Stimulanz, sowie auf kurze, abwechslungsreiche, kreative Beiträge und hochkarätige Referentinnen.

Als Faustregel gilt: Nach spätestens 15 Minuten virtuell braucht es einen Medienwechsel oder aber einen neuen Höhepunkt im dramaturgischen Spannungsbogen. Für visuelle Stimulanz sorgen hierbei wechselnde Bühnen-Settings und Moderatoren, welche sich in unterschiedlichen Gesprächsformen und «Positionen» präsentieren: So folgt zum Beispiel auf eine stehende Anmoderation ein im Sitzen geführtes 1:1 Interview und später ein Diskussionspanel mit drei Sprechern im Video-Call…

Entscheiden Sie dann, welche Programmeinheiten Sie am virtuellen Event tatsächlich live präsentieren wollen und welche idealerweise im Vorfeld aufgezeichnet werden.

4. Einbinden von Live- und Interaktionselementen

Interaktion ist der Schlüssel zum Erfolg bei virtuellen Events. Indem Sie die Online-Teilnehmenden mitdiskutieren und Fragen stellen lassen, fördern Sie eine aktive Teilnahme und Ihre Botschaften bleiben so langfristig im Gedächtnis.

Das «Live-Moment» ist deshalb unverzichtbar. Definieren Sie für Ihren virtuellen Event eine fixe Startzeit. Das fördert ein Gefühl von Verbindlichkeit, von Exklusivität, ja im besten Fall von «FOMO» (Fear of Missing Out).

Indem Sie den Teilnehmenden ein lineares Live-Programm bieten, können Sie die Interaktion gezielt in der Agenda einbauen und so ein Wir-Gefühl durch Austausch schaffen. Teilnehmer bringen sich gerne ein.

Beliebte Interaktionsformate sind:

  • Breakout-Sessions: Die Teilnehmenden vertiefen Themen in kleineren Gruppen und tauschen sich dort mit Experten aus. Die Interaktion kann minimal über Text-Chat bis maximal mit Video-und Audio-Chat erfolgen.
  • Live-Umfragen: Teilnehmende bekunden ihre Meinung zu gezielten Fragen oder priorisieren Themen durch mobile Interaktionstools, die sie mit dem Tablet oder Smartphone bedienen (z.Bsp. Mentimeter).
  • Social Wall: Teilnehmende teilen per Smartphone Momentaufnahmen ihrer Teilnahme und laden diese auf eine gemeinsame Site hoch.
TL:DR - zuschauen statt lesen!

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5. Markenerlebnis im Livestream steuern

Die Livestream-Technik ermöglicht es, dass sehr viele Personen das gleiche Programm hautnah, synchron und in bester Qualität erleben können. Voraussetzung ist ein schneller Internetzugang bei den Usern.

Gestreamt werden Livebilder, aber auch simulierte Livebilder:  Letztere sind zwar aus Qualitätsgründen vorproduziert, geben jedoch vor, sie würden im aktuellen Moment live produziert. Für die Produktion eines professionellen, abwechslungsreichen Livestreams benötigt es Spezialisten und eine routinierte Live-Regie.

Linda Schopper, Head Digital Experience

«Überlassen Sie nicht dem Zufall, wo Ihr Livestream produziert wird, denn das Studio-Design bildet die Markenwelt des Unternehmens ab und trägt wesentlich zur Emotionalisierung des virtuellen Events bei.»

Streaming-Qualität, ein kurzweiliges, relevantes Programm und Interaktionen sind wichtig. Doch ebenso wichtig ist ein stringenter Auftritt der Marke im virtuellen Raum. Überlassen Sie deshalb nicht dem Zufall, wo ihr Livestream produziert wird, denn das Studio-Design bildet die Markenwelt des Unternehmens ab und trägt wesentlich zur Emotionalisierung des virtuellen Events bei.

Ob Sie aus dem firmeneigenen Showroom streamen, ein eigens gebautes Studio am Firmensitz einrichten oder sich in einem TV-Studio einmieten – alle Varianten beeinflussen massgeblich Ihren kreativen Spielraum und den Look & Feel Ihres Events.

Ein virtuelles Studio mit Greenscreen-Technik hat den Vorteil, dass damit kreative Grenzen gesprengt und effektvolle Hintergrund-Designs virtuos und flexibel produziert werden können. Im Gegenzug wirkt ein gebautes Studio statischer und überzeugt mehr durch haptisch hochwertige Materialien und präzise Formen. Beide Formen sind durchaus sinnvoll. Die Wahl hängt von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel dem Thema, der Zielsetzung, dem Markenerlebnis und auch vom Budget.

6. Die Webevent-Plattform evaluieren

Was für die Live-Event-Besucherinnen und Besucher die perfekte Location ist, ist für Online-Teilnehmende die Webevent-Plattform. Für den virtuellen Event ist die Webevent-Plattform das digitale «Zuhause». Dabei handelt es sich um eine Website, welche dem Online-Teilnehmer eine optimale User-Experience und ein nahtloses Markenerlebnis bietet. Deshalb sollte die Plattform markenkonform einem stringenten Gestaltungskonzept folgen.

Dynamische Inhalte sorgen zudem dafür, dass die Teilnehmer während der gesamten Event-Customer-Journey diejenigen Informationen erhalten, welche im Prozess jeweils gerade am relevantesten sind.

Personalisierung ist dabei ein Schlüsselwort:

  • Vor dem Webevent geht es um das Anteasern des Events und dessen Programm sowie um die An- oder Abmeldung. Auch die Interaktionsmöglichkeiten sollen gut erklärt und beworben werden.
  • Während dem Event stehen hingegen der Livestream als zentrales Ereignis sowie die Interaktionsfunktionen wie Chat und Breakout-Sessions im Vordergrund.
  • Nach dem Event soll der Teilnehmer einfach Zugang finden zu Download-Archiv und Video-On-Demand.

Für Eventverantwortliche besonders interessant sind hierbei personalisierbare, Cloud-basierte S.A.A.S.-Lösungen (Software as a Service), welche es Veranstaltern von virtuellen Events erlauben, alle Funktionalitäten eines Webevents in einer einzigen Plattform zu integrieren. Fragen zu Datensicherheit und -Hosting fliessen ebenfalls in die Überlegungen zur richtigen Plattformwahl ein.

Zeit zum Ausprobieren und Experimentieren

Um einen virtuellen Event erfolgreich umzusetzen braucht es neue Denkansätze. Neben der klassischen Eventplanung sind verschiedene weitere Kompetenzen gefragt: konzeptionelle Skills, Storytelling, sowie technisches Know-How.

Doch es lohnt sich für Unternehmen, die Chancen dieser Formate längerfristig zu nutzen. Dabei hilft neben einer Portion Mut auch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner, der alle relevanten Skills und Dienstleistungen vereint. Bei Messerli sind dies Projektleitung, Design & Konzept, Storytelling, Streamingtechnik, Studio und Plattformeinbindung.

Lassen Sie sich auf das Experiment ein? Wir schnüren aus unserem Angebot das richtige Servicepaket für Sie zusammen. Damit Ihre Botschaften ankommen – auch digital!